Im Headhunting hören wir von Unternehmen sehr oft: „Danke für das Angebot zur Unterstützung, jedoch ist dafür aktuell kein Budget vorgesehen.“
Verständlich – niemand investiert gern sofort größere Summen in die Nachbesetzung. Theoretisch könnten ja auch über Stellenanzeigen passende Bewerbungen hereinkommen. Unsere Erfahrung zeigt jedoch: Diese Bewerbungen werden immer seltener. Daraus ergibt sich die zentrale Frage: Ist Personalberatung wirklich „zu teuer“ – oder wird hier zu kurzfristig gedacht, weil die Cost of Vacancy (CoV) nicht im Blick sind?
Um mit dem Vorurteil des „teuren“ Headhuntings aufzuräumen, stellen wir in diesem Beitrag die Vakanzkosten den durchschnittlichen Kosten unserer Personalberatungsleistung gegenüber.

Warum entstehen Kosten bei der Nichtbesetzung?

Cost of Vacancy entstehen, durch das Fehlen eines Mitarbeitenden für eine wichtige Position. Die Nichtbesetzung kann sowohl direkte als auch indirekte Kosten erzeugen.

Direkte Kosten

• Ersatzkräfte: Zeitarbeit/Freelancer zur Überbrückung erhöhen die Ausgaben.
• Kosten der Stellensuche: Anzeigen, Personalsuche, Headhunter-Honorare.
• Onboarding: Schulungen, Einarbeitung durch Kolleg:innen, Mentoring.

Indirekte Kosten

• Produktivitätsverluste: Aufgaben verzögern sich oder bleiben liegen; die Gesamtleistung sinkt.
• Umsatzeinbußen: Projekte/Aufträge werden verspätet oder in geringerer Qualität erfüllt.
• Mehrbelastung des Teams: Überstunden, Stress, höhere Fluktuation.
• Qualitätseinbußen: Überlastung/fehlendes Fachwissen beeinträchtigen Kundenzufriedenheit und Image
• Reputationsrisiken: Längere Vakanzen schwächen das Employer Branding.

Wie hoch sind die Kosten?

Je nach Position, Gehalt und Dauer variieren die Kosten einer unbesetzten Stelle erheblich. Laut Stepstone beträgt die durchschnittliche Vakanzzeit in Österreich 83 Tage. Wie lange eine Position tatsächlich unbesetzt bleibt, hängt jedoch stark von der jeweiligen Rolle, den Anforderungen und der Situation am Arbeitsmarkt ab. Bei einer durchschnittlichen Vakanzzeit von 83 Tagen entstehen für Unternehmen Kosten in der Größenordnung eines Bruttojahresgehalts der jeweiligen Position. Je länger die Besetzung hinausgezögert wird, desto deutlicher steigen diese Kosten. Studien von Stepstone zeigen zudem, dass sich die durchschnittlichen Vakanzkosten in Deutschland und Österreich auf rund 29.000 Euro pro Stelle belaufen – mit deutlicher Tendenz nach oben bei Schlüsselpositionen.

Berechnung der Kosten

Um sich einen besseren Überblick über die Cost of Vacancy verschaffen zu können, haben wir für euch nachfolgend einerseits den Rechenweg und andererseits ein paar Beispiele angeführt mit einer Vakanzzeit von 83 sowie 120 Tagen.

Jahresgehalt : Ø Arbeitstage * Faktor * Ø Recruitingzeit = Fehlender Anteil am Gesamtumsatz (Cost-of-Vacancy)

Gehen wir davon aus, dass es sich um eine Schlüsselposition handelt, bei der die angestellte Person etwa 100.000 Euro Bruttogehalt / Jahr erhält. Darüber hinaus handelt es sich um eine Vollzeitposition bei welcher die mitarbeitenden Person etwa 250 Tage / Jahr arbeitet (hierbei sind bereits Feiertage, Urlaubstage und Wochenenden abgezogen) . Je nachdem, wie wichtig die unbesetzte Stelle ist, wird zwischen 1 (weniger wichtig), 2 (wichtig), und 3 (sehr wichtig) unterschieden. Wenn beispielsweise eine Führungskraft gesucht wird und diese Stelle aktuell unbesetzt ist, sollte 3 gewählt werden. In unserem Beispiel gehen wir von einer Schlüsselposition, also 3 aus. Weiters gehen wir davon aus, dass wir etwa 120 Tage benötigen, um die Stelle zu besetzen. Also, wie viel kostet uns dieser (teure) Spaß? 

100.000 : Ø 250 * 3 * Ø 83 = €99.600,- CoV

100.000 : Ø 250 * 3 * Ø 120 = €144.000,- CoV

Kosten nach Positionen

Je nach Positionen können die Kosten höher oder geringer ausfallen. Um noch einen besseren Überblick zu geben, haben wir nachfolgend noch ein paar Jobs in unterschiedlichen Bereichen berechnet:

Kosten im Vergleich: Personalberatung vs. CoV

Die durchschnittliche Vakanzzeit in Österreich liegt bei 83 Tagen. Bereits bei dieser vermeintlich „kurzen“ Dauer summieren sich die Kosten beträchtlich. Viele Unternehmen setzen zunächst auf Stellenanzeigen und eigenes Recruiting, stellen jedoch nach rund zweieinhalb bis drei Monaten fest, dass die Suche weitaus schwieriger und zeitintensiver ist als erwartet. Besonders betroffen sind Betriebe ohne eigene HR-Abteilung: Hier zieht sich die Besetzung häufig noch länger hin, da für professionelles Active Sourcing schlicht die Kapazitäten fehlen. Eine Zusammenarbeit mit Headhunter wird jedoch selten direkt zu Beginn der Vakanz in Betracht gezogen. Stattdessen greifen Unternehmen oft erst nach drei, sechs oder sogar neun Monaten externer Unterstützung auf – also dann, wenn die Kosten durch die Nichtbesetzung bereits massiv gestiegen sind. Doch stellt sich die Frage: Sind die Ausgaben für eine Personalberatung tatsächlich höher als die Verluste durch unbesetzte Stellen?

Schauen wir uns die Preisgegenüberstellung etwas genauer an anhand des Beispiels mit der Schlüsselposition von dem Rechenbeispiel:

Anhand der oben dargestellten Zahlen wird deutlich: Der Kostenunterschied beläuft sich auf rund €122.400. Zwar kann dieser Betrag je nach Position und Rahmenbedingungen variieren, dennoch zeigt sich klar, dass die Ausgaben des Unternehmens bei Eigenrecruiting fast sechsmal so hoch sind wie die Investition in eine:n externe:n Personalberater:in. Die durch die Cost of Vacancy verursachten Verluste könnten Unternehmen stattdessen sinnvoll in andere Projekte, Innovationen oder Wachstumsinitiativen investieren.

Negative Auswirkungen der Nichtbesetzung

Neben den Kosten gibt es noch weitere negative Auswirkungen, welche eine Nichtbesetzung haben kann. Zunächst einmal verlangsamen sich viele Prozesse im Unternehmen, da Mitarbeiter:innen fehlen. Dadurch kommt es zu einer langsameren Bearbeitung verschiedener Fälle und auch einer erhöhten Belastung der anderen Angestellten, da diese nun mehr Arbeit übernehmen müssen. Ebenso müssen Mitarbeitende Aufgaben übernehmen, die eigentlich nicht in ihren Bereich fallen und können somit nicht ihr gesamtes Potenzial ausschöpfen. Außerdem bringt ein:e Mitarbeiter:in aus einem bestimmten Berufsfeld natürlich auch die Erfahrungen und das gewisse Knowhow mit. Dieses fehlt dem Unternehmen nun ebenfalls. Weitere Auswirkungen sind:

• Umsatzverluste oder Produktivitätsrückgänge
• Überlastung und Frustration bei verbleibenden Mitarbeitenden
• Verzögerte Prozesse, Kundenverlust, Reputationsrisiken
• Zusätzliche Kosten wie Überstunden oder externe Einsatzkräfte

Warum es so sinnvoll ist, Geld in eine:n Personaldienstleister:in zu investieren

1. CoV schlagen jede „gesparte“ Gebühr: Bereits nach ~3–4 Monaten Nichtbesetzung entstehen fünfstellige bis sechsstellige Verluste – gerade bei Schlüsselrollen. Die Dienstleistungskosten liegen in der Regel deutlich darunter.
2. Time-to-Hire sinkt spürbar: Professionelles Active Sourcing, vorqualifizierte Netzwerke und strukturierte Prozesse verkürzen die Vakanzzeit – der stärkste Hebel gegen CoV.
3. Qualität & Passung steigen: Diagnostik, strukturierte Auswahl und Marktkenntnis senken Fehlbesetzungen – ebenfalls teuer und imagewirksam.
4. Entlastung der Linien & HR: Teams können Geschäft priorisieren, statt Recruiting „nebenbei“ zu stemmen.
5. Employer Branding & Candidate Experience: Professionelle Ansprache stärkt die Wahrnehmung am Markt – insbesondere bei Engpassprofilen.

Die Investition in ein Headhunting-Unternehmen ist keine Zusatzkostenstelle, sondern eine wirtschaftlich sinnvolle Risikoreduzierung: schnellere Besetzung, weniger Umsatzverlust, bessere Passung – und unterm Strich deutlich geringere Gesamtkosten als die Nichtbesetzung. In diesem Sinne können Sie jederzeit ein Beratungsgespräch online über unsere Webseite bzw. per E-Mail oder Telefon vereinbaren.